Evenementen en arrangementen

Organiseert u een evenement in de provincie Groningen dat past bij het DNA van Groningen (ruimte, pioniersgeest en karakter)? Werkt u tijdens het evenement samen met lokale (toeristische) ondernemers en organisaties? Kan het bezoekers verleiden om langer te blijven, meer te besteden en vaker terug te komen? Dan komt u misschien in aanmerking voor subsidie. Ook voor aanvullende activiteiten of arrangementen naast een evenement, zoals toeristische arrangementen of de inzet van lokale ondernemers, kunt u subsidie aanvragen.

Aanvraagperiode

U kunt een aanvraag doen tot en met 15 januari 2022. De volgende aanvraagperiode is van 1 maart tot en met 1 april 2022. 

Beschikbaar budget

  • € 73.000 voor het organiseren van een evenement.
  • € 60.000 voor aanvullende toeristische activiteiten en arrangementen bij evenementen.

Het budget voor de eerste aanvraagronde in 2022 wordt voorafgaand aan die periode vastgesteld door Gedeputeerde Staten.

Voor wie?

Rechtspersonen die evenementen organiseren (evenementenorganisatoren) kunnen een subsidie aanvragen.

Waar kunt u subsidie voor aanvragen?

  • Onderdeel A: Het organiseren van een evenement passend bij het DNA van Groningen dat fungeert als 'poort naar de omgeving' of;
  • Onderdeel B: Aanvullende toeristische activiteiten of arrangementen bij evenementen die niet voldoen aan onderdeel A of zijn opgenomen in het Uitvoeringsprogramma Cultuur 2021-2024 (PDF PDF-bestand, 780 KB). Zie de toelichting in de regeling voor meer informatie en voorbeelden.

Voorwaarden

Het evenement (onderdeel A):

  • Vindt plaats in de provincie Groningen.
  • Sluit aantoonbaar aan bij het DNA van Groningen/regionale identiteit. Indien het evenement niet aansluit bij het DNA van Groningen kan er alleen een aanvraag worden ingediend bij deze subsidieregeling voor onderdeel B, aanvullende activiteiten of arrangementen (niet voor het evenement zelf).
  • Zoekt de verbinding met lokale ondernemers (bijvoorbeeld toeristische arrangementen), wijst bezoekers op of werkt samen met Groningse bezienswaardigheden, attracties, routes en/of andere evenementen. 
  • Trekt minimaal 500 (fysieke) bezoekers of deelnemers.
  • Heeft minimaal een bovenregionale uitstraling en overstijgt lokale belangen.
  • Krijgt gemeentelijke cofinanciering van de gastgemeente.
  • Scoort ten minste 30 punten na rangschikking aan de hand van de verdeelcriteria in de regeling. 

U vindt de uitgebreide voorwaarden en de verdeelcriteria in de officiële regeling.

Aanvullende activiteiten of arrangementen (onderdeel B): 

  • Vinden plaats in het kader van een bovenlokaal evenement in de provincie Groningen.
  • Sluiten aan bij het DNA van Groningen/regionale identiteit.
  • Samenwerking met (toeristische) ondernemers en en/ of regionale partners. 
  • Hebben een toeristische impact op de omgeving (meer overnachtingen/ bestedingen in de provincie Groningen).
  • Scoren ten minste 45 punten na rangschikking aan de hand van de verdeelcriteria in de regeling. 

U vindt de uitgebreide voorwaarden en de verdeelcriteria in de officiële regeling.

Wanneer geen subsidie

U ontvangt geen subsidie als; 

  • De totale begrote kosten van het evenement lager zijn dan € 50.000.
  • De subsidiabele kosten lager zijn dan € 3.000.
  • Er al subsidie is verleend vanuit de regeling 'Grote terugkerende evenementen'.
  • Het gaat om het organiseren van een dorpsfeest, braderie, kermis of ander lokaal evenement, een (sport)toernooi of uitsluitend een concert of voorstelling in een theater/schouwburg of uitsluitend een tentoonstelling.

U vindt alle weigeringsgronden in de officiële regeling.

Maximale vergoeding

U kunt subsidie aanvragen voor onderdeel A of B. De totale subsidie bedraagt nooit meer dan € 15.000. 

Het evenement (onderdeel A)

We vergoeden maximaal 25% van de subsidiabele kosten, met een maximum van € 15.000:

  1. Bij cofinanciering van evenementen in de gemeente Groningen is de hoogte van de bijdrage vanuit dit budget maximaal gelijk aan de hoogte van de bijdrage van de gemeente Groningen.
  2. Voor evenementen die niet in de gemeente Groningen plaatsvinden is de minimale bijdrage van de gastgemeente 25% t.o.v. de bijdrage van de provincie.


Aanvullende toeristische activiteiten en arrangementen bij evenementen (onderdeel B)

We vergoeden maximaal 50% van de specifieke kosten voor aanvullende toeristische activiteiten en arrangementen bij evenementen, met een maximum van € 15.000.

Procedure

Om te weten of uw evenement of arrangement geschikt is voor deze subsidieregeling, kunt u uw evenement of arrangement met een medewerker van de provincie Groningen bespreken. Ons subsidieteam brengt u in contact met de juiste medewerker van het team Vrijetijdseconomie.

Telefoonnummer:  050 - 316 47 00
E-mail:  subsidies@provinciegroningen.nl

De subsidieaanvraag kunt u online indienen. Lees de subsidieregeling van te voren goed door. 

Het organiseren van een evenement passend bij het DNA van Groningen dat fungeert als 'poort naar de omgeving' (onderdeel A)
 

Uw subsidieaanvraag voor een evenement bevat in ieder geval: 

a.    Een projectplan met de volgende informatie:

  • Een omschrijving van uw evenement.
  • Een korte terugblik met behaalde resultaten indien u het evenement eerder heeft georganiseerd.
  • Een omschrijving van hoe uw evenement aansluit op het DNA van Groningen/regionale identiteit.
  • Een omschrijving van hoe u uw evenement inzet als poort naar de omgeving. Wat is de toeristische impact van uw evenement op de omgeving en hoe versterkt u deze? Welke samenwerking is er met toeristische ondernemers of regionale partijen? Hoe draagt uw evenement bij aan het bereiken van bezoekers die langer blijven, meer besteden en vaker terugkomen?

b.    Een marketing- en communicatieplan (of paragraaf in het project), met daarin in ieder geval: 

  • De verwachting van het aantal bezoekers en de herkomst van de bezoekers.
  • De wijze waarop u gedurende het evenement het aantal bezoekers en de herkomst van bezoekers gaat monitoren.
  • Het verwachte mediabereik voor uw evenement en hoe deze wordt vergroot.
  • Uw inzet voor de versterking van de promotie van de provincie Groningen, met welke partijen u samenwerkt en hoe u deze samenwerking invulling gaat geven. 

c.    Een sluitende begroting met inzicht in:

  • De subsidiabele kosten.
  • De kosten voor marketing en promotie.
  • Een sluitend dekkingsplan met vermelding van het gevraagde subsidiebedrag van de provincie Groningen en uitsplitsing van andere inkomsten waaronder de cofinanciering van de gastgemeente.

Aanvraagformulier onderdeel A
 

Toeristische activiteiten en arrangementen aanvullend op het evenement (onderdeel B)

Uw subsidieaanvraag voor toeristische activiteiten en arrangementen aanvullend op het evenement bevat:
 
a.    Een projectplan met in ieder geval de volgende informatie:

  • Een inhoudelijke omschrijving van de aanvullende activiteiten of arrangementen en hoe deze een aanvulling/ toevoeging zijn op het (bestaande) evenement.
  • Een omschrijving van hoe de aanvullende activiteiten of arrangementen aansluiten bij het DNA van Groningen/regionale identiteit. Hoe ze worden gedragen door regionale partners/ ondernemers en overige betrokken partijen en hoe ze een toeristische impact hebben op de omgeving (meer overnachtingen/ bestedingen in de provincie Groningen).
  • Een beschrijving van het bereik van de aanvullende activiteiten/ arrangementen (specificatie tussen verwachting bezoekers voor het evenement en voor de aanvullende activiteiten).
  • De wijze waarop u uw aanvullende activiteiten/ arrangementen gaat promoten en hoe u het effect gaat monitoren. 

b.    Een sluitende begroting met inzicht in:

  • De kosten en de dekking van uw evenement (graag uitgesplitst; inclusief de gemeentelijke cofinanciering voor uw evenement).
  • De specifieke kosten voor de aanvullende activiteiten en arrangementen (dus los van de reguliere evenementkosten).
  • Een sluitend dekkingsplan voor de aanvullende activiteiten en arrangementen (dus los van de reguliere dekking van het evenement) met vermelding van het gevraagde subsidiebedrag van de provincie Groningen en uitsplitsing van de overige inkomsten en/ of eigen bijdrage.

Aanvraagformulier onderdeel B

De subsidieregeling evenementen en arrangementen is een zogenaamde tenderregeling. Dat betekent dat aanvragen gerangschikt worden met behulp van vastgestelde wegingsfactoren, waarbij de aanvragen met de hoogste scores subsidie ontvangen tot dat het subsidieplafond is bereikt. Om deze reden moet de aanvraag compleet ingediend zijn op de dag van de sluiting van de tender. Dit betekent dat alle gevraagde stukken bijgevoegd moeten zijn. Alleen complete aanvragen worden in behandeling genomen. Bij een tender geldt dat wij vanaf de sluitingsdatum geen aanvullingen of wijzigingen meer kunnen accepteren, behalve detailinformatie zoals een telefoonnummer. 

Binnen 13 weken na de sluitingsdatum van de tender beslissen we over uw aanvraag. 

U ontvangt van ons per brief bericht of wij u wel of geen subsidie verlenen.

U kunt bezwaar indienen tegen het besluit. Dat moet binnen 6 weken. Bij Bezwaar maken vindt u een toelichting op de procedure. Als u overweegt een bezwaarschrift in te dienen, stellen we het op prijs als u eerst contact met ons opneemt. Misschien kan een toelichting van onze kant de bezwaren wegnemen.

De Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Wet Bibob) biedt ons de mogelijkheid om in bepaalde gevallen een integriteitsonderzoek, te doen.

Binnen 13 weken nadat uw project is afgerond. In de verleningsbrief staat waar wij om vragen. We kunnen vragen naar:

a.    Een kort inhoudelijk verslag met weergave van de bereikte resultaten en het bereik van het evenement en/ of de activiteiten (aantal en (indien mogelijk) herkomst van bezoekers/ deelnemers). 
b.    Een overzicht van de gerealiseerde cofinanciering door gemeente(n) en andere partijen.

Binnen 13 weken nadat we uw aanvraag tot vaststelling van de subsidie hebben ontvangen beslissen we over uw aanvraag. U ontvangt hierover schriftelijk bericht.

Een subsidie kan ingetrokken worden als blijkt dat het project niet of niet volledig is uitgevoerd zoals beschreven in de subsidieaanvraag. In dat geval gaan wij over tot een terugvordering (van een deel van) de betaalde subsidie.

U kunt bezwaar indienen tegen het definitieve besluit. Dat moet binnen 6 weken. Bij Bezwaar maken vindt u een toelichting op de procedure. Als u overweegt een bezwaarschrift in te dienen, stellen we het op prijs als u eerst contact met ons opneemt. Misschien kan een toelichting van onze kant de bezwaren wegnemen.
 

Hebt u nog vragen?

Neem contact op met ons Subsidieteam via:

Telefoon:  050 - 316 47 00
E-mail:  subsidies@provinciegroningen.nl