Een bestuurder uitnodigen

Een lid van het college uitnodigen voor een toespraak of opening: hoe werkt dat?

De bestuurders van de provincie Groningen ontvangen vele uitnodigingen per jaar. Bijvoorbeeld om een gebouw te openen, een congres toe te spreken of een boek in ontvangst te nemen. De bestuurders stellen die uitnodigingen zeer op prijs. Zij vinden het nuttig om regelmatig de provincie in te gaan, met mensen te spreken en te kijken hoe zij het beleid kunnen verbeteren en vernieuwen.

Hoe nodigt u een bestuurder uit?

De juiste bestuurder

Nodig de juiste bestuurder uit. Een uitnodiging voor een bijeenkomst die gaat over een onderwerp dat niet binnen de portefeuille van de commissaris van de Koning of de gedeputeerde valt, maakt weinig kans.

Motivering

Geef in uw uitnodiging duidelijk de motivatie aan. Waarom is dit een goed moment voor een ontmoeting of een bezoek? Waarom wilt u deze bestuurder vragen aanwezig te zijn? Wat heeft u de laatste tijd bereikt of in gang gezet dat voor de bestuurder interessant is om te zien? Als er achtergrondinformatie beschikbaar is, zoals een folder, stuur die dan mee.

Timing

Een goede timing is belangrijk: probeer uw verzoek minimaal vier weken voor de datum van uw bijeenkomst te versturen. Een uitnodiging op het laatste moment past meestal niet meer in de agenda.

Contactpersoon

Noem in uw verzoek een contactpersoon, met telefoonnummer en e-mailadres, die inhoudelijk op de hoogte is van uw plannen. Vaak is overleg over het programma en het optreden van de bestuurder noodzakelijk.

U kunt uw mail sturen naar bjc@provinciegroningen.nl of een brief sturen naar de provincie Groningen, postbus 610, 9700 AP Groningen, met vermelding van de naam van de bestuurder.

Onder voorbehoud

Een toezegging is altijd 'onder voorbehoud'. Dat wil zeggen: er kan nog iets tussen komen. De belangrijkste reden waarom een bestuurder, soms op het laatste moment, moet afzeggen is dat hij of zij aanwezig moet zijn bij een bestuurlijke kwestie. Om die reden maakt een uitnodiging voor dinsdag overdag zeer weinig kans; op deze dag vergadert het college van Gedeputeerde Staten.

Aanvraag comité van aanbeveling

Wanneer u een gedeputeerde of de commissaris van de Koning wilt uitnodigen om deel te nemen aan uw comité van aanbeveling moet u hiervoor schriftelijk een aanvraag doen. Wat u moet meesturen met de aanvraag en welke voorwaarden er gelden leest u in de Procedure aanvraag comité van aanbeveling (PDF PDF-bestand, 31 KB). U stuurt uw aanvraag naar Provincie Groningen, t.a.v. secretariaat van <naam bestuurder>, Postbus 610, 9700 AP Groningen.