Basisbezetting projectorganisatie

De afgelopen drie weken was de werklast mede door de naderende zomervakantie zeer hoog. Daardoor ben ik niet toegekomen aan het schrijven van mijn blog. Nu de directeur a.i. en projectleiders met mijn vakantie zijn, heb ik de gelegenheid om mijn blog weer op te pakken. Ik schrijf in de vakantie ook door, omdat ik pas begin oktober met vakantie ga.

 

De afgelopen drie weken was de werklast mede door de naderende zomervakantie zeer hoog. Daardoor ben ik niet toegekomen aan het schrijven van mijn blog. Nu de directeur a.i. en projectleiders met mijn vakantie zijn, heb ik de gelegenheid om mijn blog weer op te pakken. Ik schrijf in de vakantie ook door, omdat ik pas begin oktober met vakantie ga.

Op 2 juli hebben wij een geslaagde medewerkersbijeenkomst gehad. Het was de aftrap voor ons cultuurtraject 'Ken je omgeving'. De sfeer tijdens de bijeenkomst was heel ontspannen.

Op 3 juli was het deelnemersplatform. Belangrijkste agendapunt waren de stroomschema's van de werkprocessen. 's Middags met directeur a.i. Saskia Gerritsen naar het gemeentehuis van Ten Boer geweest om de gemeentesecretarissen bij te praten en aan te geven wat wij de komende maanden van hun verwachten.

9 juli was de laatste kerngroep voor de vakantie. Geen echt belangrijke onderwerpen op de agenda. Wij werken met zijn allen keihard toe naar 1 november, de dag waarop de Omgevingsdienst echt start. Die dag samen met kerngroeplid Jan Smittenberg begonnen aan een rondje oriënterende gesprekken met onze opdrachtgevers over de dienstverleningsovereenkomsten. De gemeente Bedum beet het spits af. Zij hebben al ruime ervaring met het beleggen van VTH-taken bij andere organisaties, omdat zij een deel van hun VTH-taken hebben uitbesteed aan eerst de Regioraad Noord-Groningen en later de Werkorganisatie DEAL. In Bedum willen ze op basis van vertrouwen met de Omgevingsdienst aan de slag. Dat sluit aan bij de visie van ons Dagelijks Bestuur. Later die week gesprekken met De Marne, Zuidhorn en Grootegast gevoerd. Jan voert alle gesprekken, soms alleen, meestal met Saskia Gerritsen of met mij. Jan en ik hebben de eerste gesprekken als heel nuttig ervaren.

Op woensdag ging ons eerste kerngroeplid projectleider Facilitaire zaken Boudewijn Wiersma met vakantie; een dag later onze projectsecretaresse Kelly Uneken. Freda Neef is ons secretariaat komen versterken, omdat er de komende maanden ook veel secretarieel werk moet worden verzet.
11 juli overlegvergadering met de Bijzondere Ondernemingsraad. De BOR heeft ingestemd met het aanwijzen van 27 december als verplichte ATV-dag. Daarnaast veel tijd besteed aan de personele regelingen. Mooi is dat de BOR is uitgebreid met drie toekomstige medewerkers van de Omgevingsdienst. Hierdoor kan de continuïteit van de medezeggenschap straks worden gewaarborgd.

Op 12 juli was de projectgroep Personeel. Voor het eerste schoven de beide kersverse P+O-adviseurs van de Omgevingsdienst aan: Harma Schipper (senior) en Arjan Bolt (junior). Belangrijke agendapunten waren de personele regelingen en de vooraankondiging van de aanstellingsbesluiten. Bij de bespreking van de personele regelingen was de ambtelijk secretaris van de BOR Jan Mooi aangeschoven. Samen met hem de procedurele aanpak van de regelingen doorgesproken. Jan had hiervoor al het nodige voorwerk gedaan, waarvoor vanuit de projectgroep Personeel veel waardering bestaat. Bij de bespreking van de vooraankondiging van de aanstellingsbesluiten schoof Saskia Gerritsen aan. De brief grondig doorgesproken. Als het lukt, wordt de brief rond 23 juli naar alle geplaatste medewerkers verzonden. Een week eerder dan gepland!

Vrijdag is ook de laatste werkdag voor de vakantie van Saskia Gerritsen. Saskia werkt nog tot 1 januari voor de Omgevingsdienst, daarna draagt zij het stok je over aan de nieuwe directeur.

In het weekend genoten van 'Kunst en kerkenpad in het Westerkwartier'. Samen met mijn vriendin drie minitentoonstellingen in de kerken van Tolbert, Niebert en Nuis bekeken en één in 't Roesd. Daarna via de noordkant van de A7 (Dwarsdiepdal) terug naar Peize gefietst. Mooi!

Op 15 juli begon onze junior-P+O-adviseur Arjan Bolt echt. Hij is super gemotiveerd en heeft in zijn eerste werkweek al veel nuttige dingen gedaan voor de Omgevingsdienst. Harma Schipper, de senior P+O-adviseur, bouwt haar uren de komende maanden geleidelijk op. In juli en augustus werkt zij één dag per week voor de Omgevingsdienst, met een onderbreking voor haar vakantie; vanaf september drie dagen per week.

Het Dagelijks Bestuur heeft gekozen de uitvoering van de financiële administratie en personeels- en salarisadministratie door de provincie te laten uitvoeren. De drie aanbieders (Hoogezand-Sappemeer, Stadskanaal en de provincie) zijn hier over geïnformeerd. Later in de week al een gesprek met de projectleiders van de provincie gehad om de werkzaamheden in gang te zetten. Dat is nodig omdat de administraties op 1 november operationeel moeten zijn.

17 juli met beide P+O-adviseurs en Jan Mooi de personele regelingen stuk voor stuk doorgelopen om te kijken welke regeling wanneer aan de BOR moet worden voorgelegd. Een constructief overleg. De 17e gaat ook projectleider Informatievoorziening en Automatisering (I&A) met vakantie, de volgende dag gevolgd door projectleider Juridische regelingen en BRZO Jan Smittenberg en onze communicatieadviseur Joske Kluvers. Samen met Arjan Bolt, de I&A'ers Philip Stevens en Rob v.d. Velde en secretaresse Freda Neef vorm ik nu de bezetting van de projectorganisatie.

18 juli in een overlegvergadering met de BOR het 'Wervingsplan directeur' besproken. De BOR geeft er een positief advies over. Dit betekent dat wij direct na de zomervakantie met de werving van de nieuwe directeur kunnen beginnen. Dit was voorlopig de laatste officiële vergadering. Op 13 augustus begint het vergadercircuit weer met de vergadering van de kerngroep.
19 juli de tekst van vooraankondiging van de aanstellingsbesluiten definitief vastgesteld. Ik stuur de brief begin volgende week naar de secretaris van de plaatsingscommissie Simone Brinksma, die de brief verzendklaar maakt.
Aan het einde van de middag evalueer ik met Jan Beldman, adviseur van KplusV organisatieadvies, de totstandkoming van de nulmeting. Een voor ons beiden leerzaam proces!