De eerste volledige werkweek van het nieuwe jaar stond grotendeels in het teken van de voorbereiding van de fasen 3 en 4 van ons project. In fase 3 wordt de juridische regeling gemaakt en in fase 4 het bedrijfsplan. Aan beide gaat tegelijkertijd worden gewerkt.

Per 1 januari is de afdeling, waarin ik bij de provincie werk, ingrijpend veranderd. Het aantal medewerkers wordt ongeveer gehalveerd. Vorig jaar hebben al een aantal collega’s een andere functie gevonden, meestal binnen de provinciale organisatie. In de wekelijkse briefing van mijn afdelingshoofd zette hij de zaken nog eens op een rijtje. Duidelijk werd dat ook de komende maanden nog verschillende collega’s onze afdeling gaan verlaten. Het drong opnieuw tot mij door zo’n verandering grote emoties met zich meebrengt, maar ook nieuwe kansen biedt. Dubbele gevoelens daarom.

Vanaf 1 januari heeft onze afdeling ook een andere naam: Project- en Programmamanagement.

Dinsdag was er een werkbijeenkomst van de projectgroep over de fasen 3 en 4. Het provinciehuis, onze vaste ontmoetingsplaats, was niet beschikbaar en daarom zijn wij uitgeweken naar het gemeentehuis van Leek. Een prima alternatief.

Eerst over de medewerkersbijeenkomsten gediscussieerd, die wij eind januari / begin februari organiseren. Besloten om een brede uitnodiging te maken: iedereen die in de toekomst met de RUD te maken krijgt, wordt uitgenodigd. Ook worden de gemeentesecretarissen, leidinggevenden en ondernemingsraden uitgenodigd. De Bijzondere Voorbeidingscommissie RUD van de ondernemingsraden geeft ook acte de présence en levert een bijdrage aan het programma. De projectgroepleden gaan op zoek naar geschikte locaties in hun gebied en begin volgende week gaat de uitnodiging de deur uit.
Vervolgens over de concept-brief aan de staatssecretaris van Infrastructuur en Milieu gesproken.

Belangrijkste agendapunt was het concept-projectplan fasen 3 en 4. Discussieonderwerpen waren de inhoud van het bedrijfsplan, de deelprojecten, de relatie van de RUD met de latende organisaties,  de organisatiestructuur, de planning, de projectbegroting en de bemensing van de deelprojectgroepen. Daarna het concept-projectplan nog bladzijdegewijs doorgelopen.
Voor het maken van het bedrijfsplan is, ook gezien de geringe beschikbare tijd, de inzet van externen nodig. Daarom ook de concept-offerteaanvraag besproken.

Als alles volgens planning verloopt, kunnen wij medio februari daadwerkelijk aan de slag in de deelprojecten en kan de regeling en het bedrijfsplan begin juni in procedure worden gebracht.

De projectgroep gaf groen licht om het projectplan verder in procedure te brengen. Eerste stap is het Bestuurlijk overleg RUDVGG – provincie. Dat viel op korte termijn te regelen: maandag 16 januari.

De rest van de week daarom grotendeels bezig geweest met de aanpassing van de stukken naar aanleiding van de opmerkingen van de projectgroep. Samen met mede-kerngroeplid Jan van Dijk alles nog eens kritisch doorgelopen. Vrijdag aan het begin van de middag konden de stukken de deur uit.

Deze week ook begonnen met de opdracht voor het deelproject juridische regeling en kaders mandaatregeling. Volgende week volgen de concept-opdrachten voor de andere zes deelprojecten (taken en organisatie, personeel, financiën, automatisering en informatisering, huisvesting en relatie RUD – latende organisaties).

Ter afronding van de fasen 1 en 2 voor mijn opdrachtgevers ook een nieuwe voortgangsrapportage gemaakt.

Dit weekend wordt er een internationale watervogeltelling gehouden. Ik lever daar al jaren een kleine bijdrage aan en tel een deel van het Peizerdiep. Het is spannend of dat dit jaar volledig gaat lukken, omdat er in mijn telvak nogal wat ingrepen zijn gedaan voor de herinrichting van De Onlanden (Peizer- en Eeldermaden en Polder Matsloot) en de toegankelijkheid daardoor is verminderd.