Door een vergaderpiek direct na de voorjaarsvakantie is het mij niet gelukt mijn blog op tijd te schrijven. Vrijdags moesten de agenda’s en stukken voor de kerngroep, de projectgroep en de stuurgroep de deur uit. Daarnaast moesten de agenda en stukken voor de vergadering van het Bijzonder Georganiseerd Overleg op 7 maart worden voorbereid, zodat die op 25 februari kunnen worden verzonden.
Het beste nieuws in de week voor de voorjaarsvakantie ontving ik maandagavond via een sms’je van wethouder Frans Luijckx van Hoogezand-Sappemeer. Zijn gemeenteraad had na de nodige discussie ingestemd de Gemeenschappelijke regeling en het Bedrijfsplan RUD. Dit betekent dat zijn gemeente het takenpakket Wabo inbrengt en daarmee na de provincie de grootste deelnemer in de RUD wordt. Dit was een hele opluchting.
Maandagmorgen bleek dat na Godfried Damm ook Saskia Gerritsen en Gea Koeling getroffen waren door de griep. Vervelend, maar gelukkig knapten beide vrouwen in de loop van de week weer (enigszins) op.
Maandagmorgen twee afspraken van Saskia overgenomen. Eerst een gesprek over de detacheringsovereenkomst van de kandidaat-projectleider Facilitaire zaken (huisvesting). Daarna een gesprek André Kosters, de financiële controller van de provincie, die de financiële zaken voor de RUD doet. Onderwerp van gesprek was de maandrapportage.
Dinsdagmorgen met projectmedewerker Marianne Fokkinga de conceptafsprakenlijst van de stuurgroepvergadering op 31 januari en de afhandeling van een aantal brieven besproken. Aan het einde van de ochtend met de kerngroep en Jan Beldman en Reinier Trommel van KplusV organisatieadvies een eerste rapportage van de ‘Nulmeting producten en diensten RUD; besproken. Samen met hun collega Anette Prent gaan zij deze week de conceptrapportage maken voor bespreking met de projectgroep op 26 februari.
’s Middags de eerste vergadering van de projectgroep Financiën. De projectgroep gaat de begrotingen aanpassen naar aanleiding van de besluitvorming door de gemeenteraden en Provinciale Staten. Die klus moet 1 april klaar zijn. De projectgroep wordt ondersteund door Evert Bovens van KplusV organisatieadvies, die de begrotingen in het Bedrijfsplan heeft opgesteld.
Aan het einde van de middag met een aantal provinciale collega’s een gesprek gehad over het verbeteren van het programmamanagement in de provinciale organisatie. Het projectmatig werken ontwikkelt zicht goed, maar met programmamanagement is nog minder ervaring.
Donderdagmiddag was de MT-groep. Projectleider procesautomatisering Godfried Damm heeft de MT-groep bijgepraat over de Informatievoorziening en Automatisering. De uitvraag van de ondersteunende functies is besproken en het Organisatieplan en Functieboek. De MT-groep stemde in met beide onderwerpen. Ook de planning is goed doorgesproken. De MT-groep verwacht dat de stuurgroep daarover 25 maart definitief knopen kan doorhakken. De komende weken wordt gewerkt aan de detailplanningen voor de facilitaire zaken, en de plaatsingsprocedure.
Vrijdagmorgen mijn eerste vergadering met de projectgroep Personeel. Samen met Lianne Roelfes van de gemeente Vlagtwedde leid ik sinds 1 februari de projectgroep. Wij hadden een volle agenda, omdat er de komende weken veel moet gebeuren. Wij gaan de werving van de afdelingsmanagers en teamleiders voorbereiden, die medio maart start. Ook afspraken gemaakt over het voorbereidende werk voor de plaatsingsprocedure van de medewerkers. Wij willen in de startblokken staan, zodat wij de procedure direct kunnen beginnen als wij daarvoor groen licht van de stuurgroep krijgen. Er komen regelmatig vragen van medewerkers en personeel- en organisatieadviseurs van de deelnemers over allerlei personele aspecten. Wij hebben afgesproken dat wij die vragen met antwoorden ook in het dossier RUD op de website van de provincie plaatsen.
De vrijdagmiddag helemaal besteed aan de voorbereiding van de vergaderingen, die ik aan het begin van dit blog heb genoemd. Met enig kunst- en vliegwerk lukte het die in de loop van de middag te versturen.
Vorige week ben ik met mijn vriendin een week wezen langlaufen in Noorwegen. Een prachtige ervaring.